「あれ、この前も伝えたはずなのに…」「またあの部署との連携で時間がかかってる」「うちの若手、何を考えてるかイマイチ掴めないんだよな」――職場でこんなモヤモヤを感じていませんか？ 現代のビジネスシーンは、本当に多様な人たちの集まりです。年齢も、経験も、専門分野も違うからこそ、コミュニケーションのちょっとしたズレは避けられないもの。でも、このズレを放っておくと、仕事がスムーズに進まないだけでなく、職場の雰囲気までギスギスしてしまうことにもなりかねません。
もしあなたがチームや部署をまとめる立場なら、このコミュニケーションの課題を解決する、まさに「キーパーソン」です。この記事では、あなたの「なぜか話が通じない…」という悩みをスッキリ解消し、チームや会社全体の動きを劇的にスムーズにするための、とっておきのコミュニケーション術をご紹介します。相手の立場を深く理解し、状況に合わせた「伝わる言葉」を選び、みんなで同じ目標に向かって進むための具体的なヒントが満載です。
さあ、今日から「言ったはずなのに…」という独り言は卒業しましょう！風通しの良い、協力し合える職場を、一緒に作っていきませんか？
1. 若手社員への指示出し：デジタルネイティブ世代に「響く」伝え方
最近、職場で目にする機会が増えた若手社員たち。「デジタルネイティブ世代」と呼ばれる彼らは、生まれたときからインターネットやスマートフォンが身近にありました。だから、情報の受け取り方や、新しいことを学ぶスタイルが、これまでの世代とは少し違うんです。この彼らの「当たり前」を理解して指示を出すだけで、仕事へのモチベーションも、パフォーマンスも、ぐっと上がるはずですよ。
彼らの「当たり前」を知ろう
若手社員は、疑問があればすぐにネットで調べたり、YouTubeで動画を見たり、SNSで情報を集めたりすることに慣れています。効率を重視し、
「なぜこの仕事が必要なのか」「これが最終的にどんな結果につながるのか」
という目的や意味がハッキリしていれば、自主的に動くタイプが多いです。
逆に、理由がわからない作業や、ただ「決まりだから」というだけのルールには、あまり納得感を持てない傾向があります。彼らは、自分の仕事に「意味」を見出し、成長できる機会を求めているんですね。
「伝わる」言葉選びのコツ
「なんのためか」を最初にドンと伝える:
指示を出すときは、まず
「この資料は、〇〇プロジェクトの提案書として、クライアントに『信頼できる会社だ』と思ってもらうために必要なんだ」
「このデータ分析は、今後のマーケティング戦略で、どのお客様に、何をアプローチすべきかを決めるのに不可欠なんだ」
というように、仕事の目的や最終的なゴールを明確に伝えましょう。ゴールが見えれば、彼らは納得して、自分ごととして仕事に取り組めます。
結論から話して、情報を「見える化」する:
まず一番伝えたいこと（結論）を話してから、その理由や詳しい説明を付け加える「結論ファースト」を意識しましょう。口頭だけでなく、チャットやメールで箇条書きを使ったり、手順をステップごとに示したりと、視覚的に分かりやすく工夫すると、誤解が減ります。
具体例や写真・図をどんどん使う: 抽象的な指示は、人によって解釈が変わってしまいます。
「いい感じに作って」ではなく、
「以前A社に提出したあのレポートみたいに、データをグラフで分かりやすく見せてほしいな」
「このフローチャートの〇〇の部分を参考に、データを入力してみて」
といったように、具体的な例や、写真・図などを活用すると、共通のイメージが持ちやすくなります。
専門用語は「優しい通訳」をつける:
会社や業界特有の専門用語は、若手社員には聞き慣れない言葉かもしれません。
「KPI」や「アジャイル」といった言葉を使うときは、
「KPIっていうのはね、Key Performance Indicatorの略で、目標がどのくらい達成できたかを見るための、とっても大事な数字のことだよ」
「アジャイル開発っていうのは、短い期間で少しずつ開発を進めていって、途中で柔軟に計画を変えられる方法なんだ」
というように、簡単な説明を添えてあげると、彼らは安心して話を聞けます。
成長を促すフィードバックの会話例
若手社員は、良い点を具体的に褒められると、モチベーションがぐんと上がります。改善点を伝えるときも、「ここを直せ」ではなく、「こうすればもっと良くなるよ」という期待を込めて伝えましょう。フィードバックは、できるだけ早く、彼らが次の行動にすぐ活かせるように促すのがポイントです。
褒め言葉から始めて、具体的に:
あなた：「〇〇さんが作成してくれた先日のプレゼン資料、本当に分かりやすかったよ！特に、最初のスライドで結論をスパッと示していた点と、データを見せるグラフの使い方が秀逸だったね。クライアントからも『あれなら理解しやすい』って好評だったよ。」
若手：「ありがとうございます！そう言っていただけると、すごく嬉しいです。」
「もっと良くなる」アドバイスと期待:
あなた：「一つ、もし可能であればなんだけど、次回の資料では、市場の最新トレンドデータももう少し盛り込めると、さらに提案に厚みが出ると思うんだ。そのデータは、私が持っているものもあるし、もし必要ならいつでも声かけてね。〇〇さんの資料作成スキルなら、きっとすぐに身につけられると期待しているよ！」
若手：「なるほど、ありがとうございます！ぜひ参考にさせていただきます。」
「どうだった？」と意見も聞く:
あなた：「今回のプロジェクト、〇〇さんにとってはどうだった？何か気づいた点や、もっとこうした方がいいという提案があれば、遠慮なく聞かせてほしいな。」
若手：「はい、実は〇〇の点で少し戸惑いました。次回はこうしてみたいです。」
あなた：「おお、いいね！ぜひ試してみよう。そういった気づき、どんどん教えてくれると助かるよ。」
2. 他部署への協力依頼：部署ごとの「常識」を理解し、最高の協力を得る
部署が違えば、仕事の進め方、使う言葉、そして「当たり前」と感じる常識も大きく異なります。だから、他部署への協力を求める際に「なぜかスムーズに進まない」「いつも後回しにされている気がする」と感じる時、その原因は、この「部署間の文化の違い」にあるのかもしれません。組織全体で大きな成果を出すためには、部署間のスムーズな連携が絶対に欠かせません。
相手部署の「事情」を深く理解する
協力を依頼する前に、まず相手部署が普段どんな仕事をしているのか、どんな役割を担っているのか、そして彼らがどんな目標を持っているのかを、ちょっと調べてみましょう。彼らの繁忙期や、抱えている課題などを事前に知っておくと、「なぜ彼らは協力しにくいのか」「どんな情報があればスムーズに動けるのか」が見えてきます。そして、あなたの依頼が相手部署や会社全体にとってどんなメリットがあるのか、という視点を持つことが、協力を得る上で非常に重要です。
「伝わる」言葉選びのコツ
「共通の目標」を大きく掲げる:
依頼の際は、単に「〇〇をお願いします」ではなく、
「私たちの共通の目標である『お客様満足度の向上』のために、〇〇部の皆様の専門的なお力をお借りしたいんです」
「このプロジェクトの成功は、会社全体の業績アップに直結します。ぜひ貴部の知見をお借りしたく…」
というように、部署の壁を越えた共通の目標や、会社全体への貢献度を最初に明確に伝えましょう。こうすることで、相手は単なる依頼ではなく、「自分たちもこの目標達成の一員だ」と感じ、協力を前向きに検討してくれます。
部署ごとの専門用語を「優しい通訳」で伝える:
自分の部署では当たり前のように使っている専門用語も、他部署では全く理解されないことがよくあります。例えば、営業部の「リードジェネレーション」は、開発部の人には「見込み客の獲得」と言い換えるなど、できるだけ分かりやすい言葉に言い換えるか、簡単な説明を加えましょう。
『リードジェネレーション』というのは、新しいお客様候補を見つける活動のことなんですが、この部分で貴部のデータが不可欠なんです」
といった伝え方です。
依頼内容・期限・メリットを具体的に、明確に:
「いつまでに」「何を」「どのようにしてほしいか」を具体的に、かつ明確に伝えることが鉄則です。曖昧な表現は誤解や手戻りの原因になります。
さらに、その協力が相手部署や会社全体にとってどんなメリットがあるのかを具体的に伝えることで、相手は「協力する価値がある」と感じてくれます。
「このデータをご提供いただくことで、新サービスの開発期間が〇〇%短縮でき、結果的に貴部の日々の問い合わせ対応の負担軽減にも繋がります」
といったように、相手にとっての具体的なメリットを提示しましょう。
確認と感謝を忘れずに:
依頼後には、「これでご依頼の内容は明確でしたでしょうか？」「もし不明な点があれば、いつでもお声がけくださいね」といった言葉で、相手の理解度を確認し、質問しやすい雰囲気を作りましょう。そして、協力してくれたら必ず感謝を伝えます。
協力依頼の会話例（オンライン会議での依頼）
依頼の切り出し:
あなた：「〇〇部の△△さん、お忙しいところ恐縮ですが、新製品開発プロジェクトでぜひ貴部のご協力をお願いしたい件があり、少しお時間いただけますでしょうか。」
△△さん：「はい、大丈夫ですよ。どのような内容でしょうか？」
共通目標と背景を説明:
あなた：「ご存じの通り、私たちの共通の目標は、競合に打ち勝つ画期的な新製品を市場にいち早く投入し、顧客満足度を最大化することです。そのためには、貴部の品質管理に関する専門的な知見と、これまでの製品データが不可欠だと考えています。」
具体的な依頼内容とメリット（専門用語に配慮して）:
あなた：「つきましては、新製品の最終段階における品質チェックについて、貴部がこれまで培われてきた厳格なチェックリスト（品質保証の基準）に基づき、共同で検証プロセスを実施させていただきたく存じます。特に、お客様が実際に製品を使う際に重要となる操作性の評価指標（ユーザーが使いやすいかどうかの評価）について、これまでの製品で得られた『お客様からのフィードバックデータ』を共有いただけますでしょうか。このデータがあれば、より完璧な製品を開発できます。」
△△さん：「なるほど、お客様の体験品質を上げるためですね。」
期限と心理的安全性確保:
あなた：「はい、その通りです。この検証を来月末までに完了できれば、製品の市場投入を予定通り行え、結果的に貴部の製品トラブル対応の負荷軽減にもつながると考えております。もちろん、貴部のリソース状況も考慮し、無理のない範囲でご協力いただければ幸いです。もし何か懸念点や、この依頼が貴部の業務に与える影響についてご意見があれば、何なりとお申し付けください。どのように進めるのが最も効率的か、ぜひ一緒に相談させていただけると大変助かります。」
△△さん：「分かりました。内容を確認して、改めてご連絡しますね。」
締めの言葉:
あなた：「お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございます。後ほど、詳細を記したメールもお送りさせていただきます。」
追加の会話例（依頼後のフォロー）:
あなた：「△△さん、先日は迅速なご対応ありがとうございました！おかげさまで、無事にデータ分析が進み、製品の改善点が明確になりました。本当に助かりました。また何かご協力できることがあれば、いつでもお声がけくださいね。」
△△さん：「いえいえ、お役に立ててよかったです。また何かあれば、こちらこそよろしくお願いします！」
3. ベテラン社員との意見交換：経験値の違いを尊重し、共に「最高の答え」を探す
長年の経験を持つベテラン社員は、会社にとってかけがえのない「生きる財産」です。彼らが持つ深い知識、培ってきたスキル、そして数々の成功と失敗から得た教訓は、若手や中堅社員が短期間で習得できるものではありません。
しかし、新しい技術の導入や、これまでのやり方の変更を提案する際、彼らが少し抵抗を示すこともあります。このような場面では、ただ新しい情報を提供するだけでなく、彼らの経験への深い敬意と、謙虚に「教えていただく」姿勢を示すことが、スムーズな意見交換の鍵となります。
彼らの「知恵」を理解する
ベテラン社員は、これまで多くの変化を乗り越え、その中で自らの経験と知恵を頼りに問題を解決してきました。彼らの判断は、一見すると「昔ながらのやり方」に見えても、その裏には「過去に似たような失敗があった」「あの時はこうして乗り越えた」といった具体的な経験に基づいた深い洞察が隠されていることがほとんどです。
新しい提案をする際には、その提案が彼らの経験とどう結びつくのか、あるいは過去の成功体験をどのように現代に活かせるのか、という視点で説明すると、彼らは自分の経験が評価されていると感じ、前向きに耳を傾けてくれます。彼らの懸念や疑問には、必ず過去の経験に基づく理由があると考え、それを丁寧に引き出す対話を心がけましょう。
「伝わる」言葉選びのコツ
敬意を表す言葉遣いを徹底する:
常に丁寧な言葉遣いを心がけ、
「〇〇さんの長年のご経験から、この点についてご意見を伺えますでしょうか」
「これまで培ってこられた知識をぜひお教えいただきたいのですが」
といったように、彼らの経験と実績を心から尊重する姿勢を示しましょう。彼らのプライドを傷つけないよう、言葉遣いは特に重要です。
「教えていただく」姿勢で話しかける:
新しいアイデアや方法を提案する際も、一方的に「これが最新です」と押し付けるのではなく、
「〇〇さんの豊富なご経験から見て、この新しいアプローチについて、どのようなご意見をお持ちですか？」
「もし〇〇さんがこの状況でしたら、どのように解決されていましたか？」
など、教えを請う姿勢で接すると、相手も快く意見を述べてくれます。彼らが持つ貴重な知識や経験を引き出すための質問を積極的に行いましょう。
複数の選択肢を提示し、共に検討する:
新しい方法を導入したい場合でも、いきなり「これに変えましょう」と言うのではなく、
「〇〇という新しい方法もありますが、これまでのやり方も踏まえると、いかがでしょうか？」
「この件について、〇〇さんのご経験を踏まえた上で、最善の解決策を一緒に検討させていただけませんか？」
と、複数の選択肢を提示し、ベテラン社員を議論のパートナーとして巻き込むことで、彼らは「自分の意見が尊重されている」と感じ、前向きな検討に加わってくれます。
世代間のギャップを埋める会話例
若手からベテランへ（新しい業務フロー導入の提案時）:
若手：「部長、実は新しい業務フローの導入についてご相談したいのですが、お時間よろしいでしょうか。」
部長：「うん、構わないよ。どのような話かな？」
若手：「はい。現在、お客様からの問い合わせ対応で、一部重複する作業があり、処理に時間がかかっている現状があります。そこで、新しいシステムを導入し、問い合わせから解決までの一連の業務プロセスを効率化できないかと考えています。このシステムを使えば、現状よりも約20%の工数削減が見込めると試算しています。」
部長：「なるほど、効率化は大事だが、システムを導入するとなると、これまでのやり方が大きく変わるだろう？現場が混乱したり、顧客対応の質が落ちたりしないか、懸念があるな。長年培ってきた顧客との関係性が壊れるようなことだけは避けたい。」
若手：「部長のご懸念、よく理解できます。これまで築き上げてこられた顧客との信頼関係は、何よりも大切なものですし、私もその点は重々承知しております。この新しいシステムも、最終的なお客様対応は、やはりお客様の状況を深く理解している担当者が行うことを前提としています。むしろ、部長が長年培われた『お客様の真のニーズを汲み取る力』や『トラブル解決のノウハウ』と、このシステムの『情報共有のスピード』を組み合わせることで、これまで以上に迅速かつ質の高い顧客対応が可能になると考えています。例えば、システムで過去の類似事例を瞬時に検索し、それに基づいて部長が次の戦略を練る、といった使い方も可能です。」
部長：「ふむ、なるほど。私の経験が活かせる部分があるということか。具体的にどういう仕組みなのか、もう少し詳しく聞かせてくれるか。」
若手：「ありがとうございます！ぜひ、資料をご用意して改めてご説明させていただければと存じます。」
（ポイント：まず相手の経験や懸念を肯定し、その価値を認めた上で、新しい方法が既存の知見を補完し、強化するものであることを明確に伝えます。一方的に新しいものを押し付けるのではなく、相手の経験を尊重し、共に「より良い方法」を探す姿勢を示すことが重要です。）
ベテランから若手へ（過去の経験を伝える時）:
部長：「この企画、新しい試みで面白いな。ただ、一つだけ気になっていることがあるんだ。過去に似たような企画で、初期段階の市場調査が不十分で失敗したケースがあった。その時、お客様の本当のニーズを見誤ってしまったんだ。」
若手：「そうだったんですね！部長、貴重な経験談をありがとうございます。まさかそんな事例があったとは知りませんでした。具体的にどのような点で市場調査が不足していたのでしょうか？今後の企画立案の参考にぜひお聞かせいただきたいです。」
部長：「うむ、あの時はね…。データの表面だけを見て判断してしまい、実際に現場のお客様の声を聞く機会が足りなかったんだ。だから、今回は、その点を特に慎重に進めるべきだと私は思うね。」
若手：「なるほど、お客様の生の声を拾うことの重要性、深く理解できました。部長の経験から学ばせていただき、今回は徹底的に現場の声を聞き、慎重に進めていきたいと思います。ありがとうございます！」
心理的安全性確保の言葉とフィードバックの受け止め方
ベテラン社員へのフィードバックは、彼らのプライドを傷つけないよう、細心の注意が必要です。彼らの経験と実績をまず肯定し、その上で改善点や新しい情報の必要性を丁寧に伝えましょう。
一方、彼らからのフィードバックは、長年の経験に基づいた貴重な視点が含まれているため、謙虚な姿勢で受け止め、自身の学びの機会と捉えることが大切です。
安心して意見を出してもらうための声かけ:
「〇〇さんのこれまでのご経験を伺うことで、私自身も本当に多くのことを学ばせていただいております。もし何かお気づきの点がありましたら、どんな小さなことでも構いませんので、ご遠慮なくご指摘いただけますと幸いです。」
「この件について、〇〇さんの率直なご意見を伺いたいです。厳しいご意見でも、今後の私の成長のためにぜひ聞かせてください。」
ベテランからのフィードバックを素直に受け止める:
課長：「君の今回の企画、新しい視点があって素晴らしいと思ったが、一点、市場調査の甘さがあるのではないか？私が以前担当したプロジェクトでは、この部分で失敗した経験があってね。」
あなた：「課長、大変貴重なご意見ありがとうございます！おっしゃる通り、私の今回の提案には、〇〇という視点が欠けておりました。長年のご経験からくるその視点は、私には全くありませんでしたので、本当に勉強になります。今後の企画立案で必ず参考にさせていただきます。」
（ポイント：相手のフィードバックを素直に受け止め、感謝の気持ちを伝えるとともに、具体的な改善点や学びの姿勢を示すことで、相手との信頼関係をさらに深めることができます。自分の非を認め、学ぶ姿勢を見せることで、相手はより心を開いてくれるでしょう。）
まとめ：対話と相互理解が組織の未来を拓く
世代や部署間のコミュニケーションギャップは、複雑な問題に見えますが、その根本にあるのは「相手の背景への理解不足」や「一方的な視点」であることが少なくありません。今回ご紹介したコミュニケーション術は、どれも相手の立場や経験、価値観を深く理解し、状況に応じた適切な言葉を選び、共通の目標に向かって協力するための実践的なアプローチです。
- 若手社員には、仕事の目的・意義を明確にし、情報を「見える化」。そして、ポジティブかつ具体的なフィードバックをタイムリーに届けましょう。
- 他部署には、共通の目標を提示し、専門用語を「優しい通訳」で伝え、敬意と感謝、そして具体的な依頼内容とメリットを明確に伝えましょう。
- ベテラン社員には、その豊富な経験と知見を心から尊重し、「教えていただく」姿勢で接し、新しい提案は共に検討するスタンスで臨みましょう。
対面での会話はもちろんのこと、オンライン会議やチャット、メールなど、それぞれのコミュニケーションツールの特性を理解し、賢く使い分けることも重要です。
今日から意識を変え、これらのコミュニケーション術を実践することで、あなたはきっと、これまで以上にスムーズで生産的な人間関係を築き、組織全体の力を最大限に引き出すことができるはずです。一つひとつの対話と相互理解の積み重ねが、より風通しの良い、協力的な組織風土を醸成し、未来を拓く大きな力となります。
この記事を読んでいただきありがとうございました。